7 principes pour une meilleure gestion du temps

La gestion du temps pour améliorer notre équilibre vie privé-vie professionnelle est un des 4 axes pour y parvenir, les autres axes étant :

  1. La gestion des limites
  2. L’organisation
  3. Choisir l’optimalisation au lieu de la perfection

Comment améliorer notre gestion du temps, cette ressource si précieuse ?

Il s’agit d’une gestion du temps optimisée dans l’optique d’être en mesure de mieux équilibrer notre vie privée et professionnelle. Il ne s’agit pas de mieux gérer notre temps pour en faire plus… Pensez-bien que « plus on fait, plus la société attend ne nous que l’on fasse, tant au niveau professionnel que privé ».

Pour commencer, intéressons-nous à chasser les « mangeurs de temps ».

#1. Chasser les “mangeurs de temps”

Sur une journée, nous perdons tous du temps, et c’est normal ! Il est impossible d’être efficace tout le temps. Par contre, parfois, sans nous en rendre compte, nous perdons beaucoup (trop) de temps…

Voici quelques exemples de “mangeurs de temps” :

  • Les réseaux sociaux
  • Internet
  • Les réunions interminables
  • Un travail qui nous ennuie
  • Les embouteillages
  • Chercher ses affaires
  • Les idées ressassées en boucle

#2. Gérer nos priorités grâce à la matrice d’Eisenhower

Au lieu de foncer tête baissée dans la longue liste de choses à faire, nous pouvons faire autrement. Comment ? En distinguant l’urgent de l’important. Ainsi, la matrice d’Eisenhower nous invite à classer nos tâches par ordre de priorité.

En substance, le concept est le suivant : il est possible de répartir les tâches en quatre catégories :

  • Important et urgent : les tâches à faire soi-même, immédiatement
  • Important et non urgent : les tâches à planifier et à faire soi-même
  • Non important et urgent : les tâches qui peuvent attendre ou être déléguées
  • Non important et non urgent : les tâches qui peuvent attendre ou être supprimées.
Matrice d'Eisenhower
Matrice d’Eisenhower

#3. Concentrer nos efforts sur les 20% d’actions qui nous permettront d’obtenir 80% de nos résultats

Il s’agit de l’application du Principe de Pareto, ou loi de Pareto

Ce principe s’applique dans tous les domaines, il est universel.

80% des effets sont le résultat de 20% des causes

20% de nos actions produisent 80% de nos résultats

Nous avons tout intérêt à l’appliquer dans nos vies. Pour cela, il est essentiel que nous commencions par identifier quelles sont les tâches représentées par ces 20%.

Voici 2 exemples :

Vie pro : Identifier les 20% de nos clients qui rapportent 80% du chiffre d’affaire. Mieux vaut concentrer nos efforts sur ces 20% de clients ! Sans oublier bien sûr de nous occuper des 80% restant…

Vie courante : Pour que notre maison soit propre et bien rangée, il ne sert à rien de nettoyer l’intérieur des armoires 3 fois par semaine. Par contre, nettoyer l’évier la cuisine fait partie des 20% de tâches qui feront en sorte que notre maison paraîtra propre et ordonnée.

#4. Nous fixer des échéances courtes et réalistes

Ce principe est connu sous le nom de « Loi de Parkinson ».

Plus nous prenons du temps pour accomplir une tâche, plus cette tâche prendra du temps

Le travail s’étale de façon à occuper ton le temps disponible pour son accomplissement

Le fait de nous fixer des échéances nous permet d’éviter la procrastination et ainsi d’être plus efficace. Cela va également nous challenger et nous stimuler.

Par exemple, pour mon blog, je me suis fixée l’objectif d’écrire un article par semaine, avec une échéance fixe. Sans cette échéance, je n’aurais certainement pas écrit autant d’articles ! Si je m’étais mis comme échéance 1 article toute les 2 semaines, j’aurais mis 15 jours pour l’écrire au lieu de 7 jours, pour un même résultat : l’article n’aurait pas été différent.

#5. Eviter les interruptions dans nos tâches

Selon la loi de Carlson, faire un travail en une traite est plus rapide que de le faire en plusieurs fois.

Un travail réalisé de manière continue prend moins de temps et d’énergie que s’il est réalisé en plusieurs fois.

Par exemple, lorsque j’écris un article, si je m’arrête toutes les demi-heures pour consulter mes réseaux sociaux ou mes e-mails, je vais mettre beaucoup plus de temps pour le terminer. En soi, prendre 5 minutes pour regarder ses mails n’est pas long mais par contre, je ne vais pas pouvoir me reconcentrer directement dans l’écriture. Cela va me prendre un certain temps pour me “remettre dans le bain”. De plus, si un des mails reçus annonce une nouvelle tâche, tracasserie, imprévu, il est certain qu’il va m’être quasi impossible de me reconcentrer sur la rédaction de l’article.

#6. Regrouper nos tâches sur une même plage horaire : technique du « batching »

Cette technique consiste à regrouper les tâches similaires pour les faire en même temps.

Par exemple, toujours au sujet de l’écriture, j’y consacre une journée par semaine au lieu d’écrire deux heures le lundi soir, 30 minutes le mardi, 3 heures le mercredi, etc. Cela me permet de rester concentrée sur le sujet et ainsi de ne pas perdre de temps à jongler avec des tâches et compétences différentes.

Aussi, j’organise des demi-journées ou plages horaires à thème pour les tâches courantes : demi-journée « courses », demi-journée « rangement », demi-journée « nettoyage », etc.

Cela peut s’appliquer à tous les domaines de notre vie et permet vraiment de gagner beaucoup de temps.

#7. Prévoir des pauses dans nos périodes d’activité : méthode Pomodoro

Il nous est impossible de rester concentré plusieurs heures d’affilée, notre cerveau décrochant après un certain temps (environ 90 minutes d’après les études réalisées à ce sujet).

Il nous sera ainsi bénéfique de prévoir des pauses régulièrement pour nous « aérer le cerveau » et recharger nos batteries. Sinon, nous risquons d’être moins efficace voir contre-productif.

Pour nous aider à le faire, la méthode Pomodoro propose le schéma suivant :

  • Déterminer notre tâche
  • Travailler 25 minutes sans interruption (utiliser un minuteur)
  • Faire une pause de 3 à 5 minutes
  • Recommencer ce cycle 4 fois
  • Faire une pause plus conséquente, de 15 à 30 minutes

Et voilà ! Je vous ai décrit les 7 principes que j’utilise pour améliorer la gestion du temps, dans le but d’avoir un meilleur équilibre vie privée-vie professionnelle.

Les voici en résumé :

  • #1. Chasser les « mangeurs de temps »
  • #2. Gérer nos priorités grâce à la matrice d’Eisenhower
  • #3. Concentrer nos efforts sur les 20% d’actions qui nous permettront d’obtenir 80% de nos résultats
  • #4. Nous fixer des échéances courtes et réalistes
  • #5. Eviter les interruptions dans nos tâches
  • #6. Regrouper nos tâches sur une même plage horaire : technique du « batching »
  • #7. Prévoir des pauses dans nos périodes d’activité : méthode Pomodoro

Lesquels vous parlent le plus ? Y-en-a-t-il certains que vous avez envie d’essayer pour une meilleure gestion du temps ?

Pour aller plus loin dans l’optimisation de la gestion de votre temps…

Je vous accompagne en tant que coach certifié pour y arriver. Contactez-moi pour réserver votre séance découverte de 20 minutes, gratuite et sans engagement, par Skype.

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