L’organisation de nos journées est un des axes pour améliorer notre équilibre vie privé-vie professionnelle. Les autres axes étant :

1. La gestion de nos limites
2. La gestion de notre temps
3. Choisir l’optimalisation au lieu de la perfection

Comment avoir une meilleure organisation ? C’est ce que nous allons voir au moyen de 7 clés.

Il s’agit d’optimiser notre organisation dans l’optique d’être en mesure de mieux équilibrer notre vie privée et professionnelle. Il ne s’agit pas de mieux nous organiser pour en faire plus… N’oublions pas que « plus on fait, plus la société attend ne nous que l’on fasse, tant au niveau professionnel que privé ».

Voici les clés pour une meilleure organisation.

#1. Utiliser un agenda ou un « bullet journal »

Qu’il soit en papier ou numérique, utiliser un agenda permet de visualiser toutes les tâches de la semaine. Surtout, il permet de ne pas en oublier, ainsi que les rendez-vous.

Cela peut paraître évident pour certain mais je sais que c’est encore loin d’être un outil utilisé par tout le monde.

Il y a aussi le « bullet journal » ou « bujo » qui peut nous séduire pour son côté créatif.

Il s’agit d’un système d’organisation que nous créons nous-mêmes de A à Z, soit de façon minimaliste soit de manière plus artistique. Ce système permet de créer nos tableaux d’organisation, nos listes de choses à faire (to-do  list), nos balises d’avancement de tâches. Bref, il nous permet de nous créer un système d’organisation sur-mesure, totalement personnalisé. Mais, pour qu’il soit réellement efficace, il demande beaucoup de temps, ce que nous n’avons pas forcément chaque semaine quand il s’agit de le construire.

Personnellement j’utilise un système réunissant « bullet journal » ou «bujo» et agenda classique : My 365 

Ainsi la trame est déjà disponible et je n’ai plus qu’à compléter les cases journalières. Je peux ajouter des to-do  list, des trackers pour le suivi des tâches, créer des pages personnalisées comme par exemple en début d’année, réaliser mon plan de l’année à venir.

#2. Planifier des objectifs SMART

Réussir à définir de bons objectifs, c’est-à-dire qui nous permettront de travailler efficacement, n’est pas si simple que cela.

Il y a plusieurs principes qui contribuent à définir des objectifs « en béton », dont le fait qu’il soit SMART :

• S : Specific – Spécifique
• M : Measurable – Mesurable
• A : Achievable – Atteignable/Acceptable/Ambitieux/Approprié
• R : Realistic – Réaliste
• T : Timetable – Défini dans le temps

Spécifique : L’objectif doit être clair, précis et compréhensible.

Mesurable : L’objectif doit inclure une quantité, une cotation, une fréquence, un coût…. Bref un indicateur qui permette de mesurer la progression et ainsi de savoir exactement quand l’objectif sera atteint.

Atteignable/Acceptable/Ambitieux/Approprié : L’objectif doit être inspirant, challengeant, faire rêver. Il doit être assez ambitieux pour représenter un challenge motivant.

Réaliste : L’objectif doit être réaliste, et pour cela il est important de tenir compte des moyens (énergie, temps, argent) à disposition.

Défini dans le temps : Si l’objectif n’est pas défini dans le temps, il y a un risque élevé de procrastination. Et donc de manquer finalement la concrétisation de l’objectif !

#3. « Avaler le crapaud » chaque matin

De manière imagée, si vous commencez chaque journée en « avalant un crapaud vivant », vous aurez la satisfaction de savoir que c’est probablement la pire chose que vous aurez à faire de toute la journée.

Il s’agit de la métaphore utilisée par Brian Tracy pour suggérer qu’il vaut mieux commencer notre journée en réalisant la tâche la plus ardue, pour éviter la procrastination et nous sentir libéré.

Dans son livre « Avaler le crapaud ! », l’auteur a réuni 21 moyens d’arrêter de tout remettre au lendemain pour accomplir d’avantage en moins de temps.

Commencer notre journée ainsi permet de contredire notre tendance naturelle qui est de faire en premier ce qui nous fait plaisir (loi de Laborit)

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#4. Prévoir un temps additionnel pour chaque tâche

Il s’agit de l’application de la loi de Hofstadter qui dit que :

« Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter. »

Cela veut dire que même si nous prévoyons une marge de temps supplémentaire pour accomplir une tâche, cela ne sera pas suffisant.

Donc prévoyons toujours plus de temps pour accomplir une tâche que ce que nous avons estimé en premier lieu.

#5. Anticiper les aléas car il y en aura toujours

« Tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal »

Cette loi (loi de Murphy) vient compléter celle de Hofstadter : il est probable que des aléas surgissent pour nous retarder dans l’exécution de nos tâches.

C’est par exemple la réunion en ligne qui commence à 10h00 et la connexion au réseau qui est difficile alors qu’elle allait parfaitement bien 1/4 d’heure avant et la tasse de café renversée sur le bureau pour couronner le tout. Résultat, nous nous connectons à la réunion avec quelques minutes de retard.(C’est du vécu :))

Raison de plus de prévoir une marge de temps supplémentaire pour tout ce qui ne va pas se passer comme prévu. 

#6. Nous adapter en fonction de notre rythme biologique

Notre efficacité, notre capacité à être productif varie de manière cyclique, en fonction de notre rythme biologique (loi de Swoboda-Fliess-Teltsher).

Chacun de nous à ses propres cycles biologiques. Certains sont plus alertes entre 8h et 10h et somnolents en début d’après-midi après le repas. Pour d’autres ce sera complètement l’inverse : efficaces en début d’après-midi et lents le matin.

Nous l’avons compris, à chacun d’identifier ses périodes « d’activité optimale ». C’est à nous d’identifier quand elles se produisent pour pouvoir les exploiter au mieux.

Nous planifierons dès lors les tâches qui demandent une concentration intense aux moments où nous sommes le plus alertes et les tâches plus simples aux périodes où nous sommes en baisse d’énergie (et pourquoi pas tester la micro sieste à ce moment-là ?)

#7. Prévoir du temps pour nous

Quand nous sommes débordés, nous avons tendance à prendre le temps nécessaire sur nos moments de loisir. Bye-bye séance de sport, séance de lecture ou shopping… Si cela arrive de manière sporadique, ce n’est pas grave, nous l’avons tous déjà fait sans conséquences. Par contre si nous faisons passer le travail systématiquement avant nos loisirs, il y a une forte probabilité que nous finissions par nous épuiser – tant physiquement que moralement.

Pour éviter cet épuisement, le mieux est de considérer nos moments de loisir comme importants et incontournables. Un bon moyen pour les considérer comme tels est de les noter dans notre agenda/bujo comme autant de rendez-vous importants.

Et voilà ! Je vous ai décrit les 7 clés que j’utilise pour améliorer mon organisation, dans le but d’avoir un meilleur équilibre vie privée-vie professionnelle. Les voici en résumé :

• #1. Utiliser un agenda ou un « bullet journal »
• #2. Planifier des objectifs SMART
• #3. « Avaler le crapaud » chaque matin
• #4. Prévoir un temps additionnel pour chaque tâches
• #5. Anticiper les aléas car il y en aura toujours 
• #6. Nous adapter en fonction de notre rythme biologique 
• #7. Prévoir du temps pour nous

Lesquelles vous parlent le plus ? Y-en-a-t-il certaines que vous avez envie de tester ?

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